Le CSE a pour mission de mettre en place des mesures améliorant la qualité de vie au travail (QVT) et les conditions de travail des salariés. Chaque mois (ou tous les deux mois dans les entreprises de moins de 150 salariés), l’employeur convoque les membres du CSE à une réunion. Celle-ci permet d’émettre des avis, d’apporter des propositions sur la vie générale de l’entreprise, sur les thématiques concernant le comité, et de présenter les réclamations individuelles et collectives des salariés.

 De la convocation à l’élaboration de l’ordre du jour, en passant par la rédaction du procès-verbal, voici de précieux conseils pour organiser au mieux vos réunions CSE.

 

 

Prévoir la date de la réunion CSE

Le CSE se réunit au moins une fois par mois, ou tous les deux mois dans les entreprises de moins de 150 salariés (Article L2325-14 du Code du travail), pour exercer correctement ses missions.

En principe, ces séances ont lieu pendant les heures de travail. Le temps passé en réunion CSE avec l’employeur pour les membres de la délégation du personnel et les représentants syndicaux est rémunéré comme temps de travail effectif. Il n’est pas déduit des heures de délégation. En cas de dépassement hors des horaires de travail, le temps passé en réunion CSE est rémunéré comme des heures de travail supplémentaires.

 

Quels outils pour prévoir la réunion ?

Pour faciliter la planification de chaque réunion CSE, les élus peuvent mettre en place un agenda partagé. Cet outil de planification offre une multitude de possibilités. Il permettra de fixer la date, le lieu et l’heure de la réunion CSE. Si des élus acceptent ou déclinent leur participation, les autres invités en seront directement informés. Ainsi, l’organisateur décide de maintenir ou de décaler la date de la réunion. Il existe plusieurs solutions, gratuites ou payantes, telles que Outlook, Doodle, Google Agenda, Teams…

 

Convoquer les participants à la réunion CSE

Après avoir planifié la réunion, il est indispensable de convoquer les participants. C’est l’employeur, ou son représentant, qui est chargé de les inviter. Si l’employeur ne convoque pas le CSE aux réunions, et si plus de la moitié des membres du comité le demande, l’agent de contrôle de l’inspection du travail peut le convoquer à sa place, afin de faire cesser le délit d’entrave (lien article interne). (article L2315-27 du Code du travail).

 

Qui participe aux réunions CSE ?

  • Les membres de la délégation du personnel au comité (les titulaires uniquement, sauf dérogation)
  • L’employeur ou son représentant

L’employeur adresse la convocation à tous les membres titulaires du CSE. Le droit d’assister aux réunions pour les membres de la délégation du personnel ne concerne plus les suppléants depuis le passage au CSE. Les suppléants ne sont pas autorisés à participer aux réunions, sauf en cas d’absence des titulaires (article L.2314-1 du Code du travail), ou en cas de dérogation négociée avec l’employeur dans les limites de la réglementation.

 

Des intervenants externes à l’entreprise participent occasionnellement aux réunions CSE. La convocation de ces personnes dépend des sujets prévus à l’ordre du jour :

  • Pour des questions relatives à la santé, sécurité et conditions de travail : le médecin du travail ou le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail (article L2314-3 du Code du travail)
  • Pour les réunions de la CSSCT, à la suite d’un accident : l’agent de contrôle de l’inspection du travail ou les agents des services de prévention des organismes de sécurités sociale (article L.2315-27 du Code du travail)

 

La loi n’impose pas de délai minimum entre l’envoi de la convocation et le jour de la réunion, mais l’employeur l’adresse dans un délai raisonnable. De plus, il n’existe aucun mode d’envoi spécifique pour convoquer le CSE. Il est recommandé de transmettre la convocation par remise en main propre, par recommandé, avec accusé de réception ou par mail individuel.

 

Le contenu de la convocation est assez libre mais elle indique au minimum :

  • L’adresse et le lieu de la réunion
  • La date
  • L’heure de début
  • La liste des participants
  • La durée

Etablir l’ordre du jour de la réunion CSE en amont

Le bon déroulement des réunions CSE nécessite l’établissement de l’ordre du jour. C’est un document qui rassemble les questions qui seront abordées au cours de la réunion CSE, et qui est communiqué en amont aux participants. C’est une étape cruciale pour organiser la séance, qui aide en plus à prévoir sa durée.

Le Code du travail le précise bien : c’est le président du CSE et le secrétaire qui définissent conjointement l’ordre du jour (article L2315-29 du Code du travail). Celui-ci doit préciser le plus clairement possible les attentes de chacune des parties. Le but est de donner la possibilité, tant au CSE qu’à l’employeur, de préparer ses réponses.

L’ordre du jour ne peut pas être transmis le jour J. Un délai de 3 jours avant la réunion est obligatoire (article L2325-16 du Code du travail), et c’est à l’employeur de le faire parvenir à tous les participants. L’employeur doit transmettre, avec la convocation et l’ordre du jour, tous les documents nécessaires pour les membres du CSE. Cela complète son travail d’entretien de la base de données économiques et sociales (BDES).

 

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Animer la réunion du CSE le jour J

Pour conduire la réunion CSE efficacement, l’animateur doit maitriser certaines techniques et connaître les différents outils à disposition.

 

Qui peut animer la réunion ?
Les réunions CSE sont normalement animées par l’employeur ou son représentant. Il ouvre la séance, anime la discussion et gère la prise de parole entre les différents intervenants. L’animateur doit veiller à ce que l’ensemble des participants puissent s’exprimer librement et donner leur avis sur les sujets abordés.

L’animateur de séance assure certaines fonctions, telles que :

  • Ouvrir et clore la séance,
  • Donner lecture de l’ordre du jour,
  • Organiser les débats,
  • Donner la parole aux intervenants,
  • Proclamer les résultats des votes internes,
  • Assurer la police de la salle.

 

Comment animer la réunion CSE ?
Pour commencer efficacement la réunion, l’animateur peut débuter par un brainstorming. Ainsi, tous les participants peuvent faire part de leurs idées. Il est important pour l’animateur de fixer un temps de parole limité et de consacrer une plage horaire à ce brainstorming. Certains participants risquent de ne pas prendre la parole, et d’autres, au contraire, risquent de la monopoliser.

Il est important de fixer certaines règles, telles que :

  • Ne pas traiter les questions qui sortent du cadre de l’ordre du jour
  • Fixer un temps limité pour chaque sujet
  • Laisser la parole à chaque participant
  • Conclure sur une décision de groupe…

 

Il est possible de recourir à la visioconférence lors des réunions CSE. Si des participants ne peuvent pas être présents physiquement, l’animateur doit s’équiper de tous les outils nécessaires (salle de réunion avec écran, micro…).

Durant la réunion, il peut être aussi utile de projeter une présentation ou des documents. L’animateur vérifie que la salle de réunion permet l’utilisation d’un vidéoprojecteur.

 

Organiser la réunion CSE à distance

Initialement, le recours à la réunion CSE par visioconférence était prévu qu’après l’accord entre l’employeur et les membres du CSE (article L2315-4 du Code du travail). Sans accord, l’organisation des réunions CSE à distance était limitée à 3 réunions par an.

Cependant, avec la crise sanitaire liée à l’épidémie de la COVID-19, des mesures exceptionnelles ont été adoptées. Dans le cadre de la loi d’état d’urgence sanitaire, les réunions CSE peuvent dorénavant se faire à distance, sans limitation et par tous les moyens possibles.

Quels outils pour recourir à la visioconférence ?

  • Google Meet
  • Zoom
  • Teams
  • Skype

Si la visioconférence n’est pas possible, la réunion CSE peut aussi s’organiser grâce à des conférences téléphoniques ou par messagerie instantanée. Toutefois, certaines conditions sont prévues dans les différentes lois et décrets apportés par l’état d’urgence sanitaire :

  • Une fois informés de l’organisation de la réunion à distance, les membres du CSE peuvent s’y opposer si l’ordre du jour concerne un sujet sensible qui nécessite une réunion en physique ;
  • Selon le dispositif technique proposé, il doit « garantir l’identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son (ou par écrit dans le cas de messagerie instantanée) des délibérations et ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. »

Fixer les points de la prochaine réunion CSE

Avant de quitter la réunion, il est important de définir les points de la prochaine séance. C’est à l’animateur de prendre les devants.

Une seconde réunion peut être organisée à la demande de la majorité des membres du CSE (article L.2315-28 du Code du travail). Il est aussi possible que l’employeur prenne l’initiative d’organiser des réunions supplémentaires lorsqu’il l’estime nécessaire, ou si les circonstances l’exigent.

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Rédiger un compte-rendu et le procès-verbal à la fin de la réunion

Après chaque réunion, la rédaction d’un procès-verbal et d’un compte rendu est nécessaire. Le compte rendu et le procès-verbal sont deux outils importants lors des réunions CSE car leur point commun est de restituer toutes les informations importantes de la séance.

Souvent confondus, le compte rendu et le procès-verbal sont différents :

      • Le compte rendu est une synthèse de la réunion avec la date, le nom des participants, l’objet, le résumé du contenu, les différentes questions et réponses qui ont eu lieu. Il s’agit d’un bilan général du déroulement de la réunion.
      • Le procès-verbal est un document officiel qui vient retranscrire tous les échanges de la séance. L’objectif est de lister les décisions prises lors de la réunion, le procès-verbal est ensuite soumis à l’approbation de l’ensemble des participants et signé par le secrétaire de séance.

La rédaction des comptes rendus peut être effectuée par n’importe quel membre du CSE, alors que la rédaction des procès-verbaux incombe au secrétaire du CSE.

Le procès-verbal doit être établi dans un délai minimum déterminé par accord d’entreprise. A défaut d’accord, ce délai est fixé à 15 jours après la réunion (articles L. 2325-20 et D. 2325-3-1 du Code du travail).

 

Comment bien rédiger le compte rendu ?

      • Pensez à mentionner la date et l’heure de la convocation, à noter les participants
      • Définissez les grands points et les grands thèmes abordés
      • Notez toutes les interventions, sans oublier de mentionner le nom des personnes
      • Retranscrivez les votes : les résultats des votes doivent apparaître explicitement
      • Soignez l’écrit et n’oubliez pas de relire votre document

Quelles sont les mentions obligatoires dans le procès-verbal ?

Certaines mentions sont obligatoires dans le procès-verbal de la réunion CSE, telles que :

      • La date, le lieu et l’heure
      • La liste des participants
      • Les différents points inscrits à l’ordre du jour
      • La retranscription des échanges et débats, le ton employé, les réactions
      • Les propositions formulées par les différents interlocuteurs
      • Les informations formulées par l’employeur
      • Le résultat des votes pour l’adoption des résolutions
      • Les décisions adoptées par les membres

Une fois le compte rendu et le procès-verbal rédigés, ils doivent être obligatoirement transmis à l’employeur, ainsi qu’à tous les membres du CSE. Le procès-verbal peut être diffusé ou affiché dans l’entreprise selon les modalités du règlement intérieur (article L.2325-21 du Code du travail).

 

 

Maîtriser une réunion ne s’improvise pas, il est donc important de bien la préparer. De bonnes conditions d’organisation permettent une réunion de qualité, et tout cela permet de maintenir les participants actifs tout au long de la séance.