Appelée base de données unique (BDU) depuis 2013, rebaptisée base de données économiques et sociales par la loi de sécurisation de l’emploi de 2016, la BDES s’est transformée avec les ordonnances Macron du 22 septembre 2017.

Elle contient à présent davantage d’informations nécessaires à la conduite des mandats des élus du CSE, dont elle est un outil vital et dont elle suit l’évolution vers davantage de centralisation des missions.

Afin que la BDES demeure cet instrument utile et pertinent au dialogue social en entreprise, il faut savoir ce qu’elle doit contenir comme données.

La base de données économiques et sociales (BDES) : définition

Les élus du CSE ont besoin de la base de données économiques et sociales car elle consigne toutes les informations liées aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise, d’où son intitulé. Ils la consultent notamment pour conduire les consultations récurrentes :

  • Les conditions de travail et d’emploi ;
  • La politique sociale ;
  • Les orientations stratégiques de l’entreprise 
  • Et sa situation financière et économique.

La BDES fait également office d’archive : les comptes-rendus de réunion y sont par exemple consignés et donc rendus disponibles à la lecture. Cette base de données est à considérer comme un immense dossier mis à jour fréquemment, où sont glissés tous les éléments susceptibles d’éclairer les élus sur une problématique liée à leur mandat.

C’est pourquoi dès qu’un débat requiert des connaissances spécifiques, les élus peuvent solliciter la BDES pour se documenter. Par exemple, on consultera les fichiers de la base de données concernant les accidents du travail dans l’entreprise avant d’entamer une discussion autour des mesures à prendre.

Toute entreprise d’au moins de 50 salariés a l’obligation d’instaurer une base de données économiques et sociales et de la tenir à jour. Quant au détail des éléments devant y figurer impérativement, il varie selon les effectifs de l’entreprise : celles comptant moins de 300 salariés n’ont pas à renseigner autant d’informations obligatoires que celles de plus de 300 salariés.

Qui crée la BDES dans l’entreprise ?

Il incombe à l’employeur de mettre en place la BDES et d’y entrer toutes les données exigées dans les catégories idoines. Les documents additionnels sont les bienvenus (statistiques, schémas, rapports, etc.), à condition qu’ils soient rendus intelligibles. Il est tout à fait possible pour lui d’avoir recours à l’expertise d’autres membres de l’entreprise pour rédiger des documents dont il ne maîtriserait pas le sujet (relations humaines, comptabilité, etc.).

Bon à savoir
La base de données économiques et sociales doit être accessible à tous les élus du CSE, et en permanence !

L’employeur doit également fixer les modalités de consultation et de mise à jour de la BDES, que tous les acteurs du dialogue social peuvent éventuellement discuter puis acter dans un accord collectif. À noter que le tribunal de grande instance (TGI) a l’autorité pour rappeler à l’employeur de compléter ou de mettre à jour la BDES en situation de négligence.

Attention
Les personnes étant amenées à consulter la BDES observent un devoir de discrétion. Elles ne peuvent divulguer d’informations estampillées confidentielles par l’employeur.

Seules les entreprises de moins de 300 salariés ont la possibilité d’avoir leurs BDES au format papier. Les entreprises aux effectifs
supérieurs ne peuvent la créer et la proposer qu’au format numérique.

Quelle BDES pour les CSE d’établissement ?

Même si une entreprise détient plusieurs établissements, l’employeur n’instaure qu’une BDES unique contenant toutes les informations de l’entreprise. Elle sera consultée par tous les CSE d’établissement [?].

Attention
Ne pas mettre en place de BDES unique constitue un délit d’entrave !

La situation est différente pour les groupes d’entreprises. Ils n’ont pas d’obligation concernant une éventuelle BDES unique. S’ils décident de la mettre en place, elle complètera les bases de données des entreprises constitutives du groupe.

Nouveauté des Ordonnances macron : la négociation du contenu de la BDES

Grande nouveauté des ordonnances Macron concernant la BDES : l’employeur peut en négocier les modalités avec les délégués syndicaux ou les élus du CSE, si absence de délégué syndical dans l’entreprise (article L. 2312-21), ou par accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.

Les discussions portent sur :

  • Les rubriques de la BDES ;
  • Son arborescence ;
  • Les contenus attendus ;
  • Les droits d’accès ;
  • Le type de support (car option du papier pour les entreprises de moins de 300 salariés) ;
  • Les modalités de mise à jour et de consultation.

Et elles se concluent sur la signature d’un accord majoritaire d’entreprise [?].

Cette nouveauté permet d’adapter la BDES aux besoins de la représentation du personnel, en prenant par exemple en compte la nécessité d’intégrer des informations utiles aux consultations occasionnelles. Un autre aménagement peut dispenser l’employeur
d’envoyer certains rapports écrits aux élus, puisqu’ils seront laissés à consultation dans la BDES.

Les documents à intégrer à la base de données concernent par défaut les deux années passées et les trois à venir (sous la forme de projections et de perspectives). L’accord peut modifier cette fourchette temporelle à condition de ne pas compromettre la consultation sereine de la BDES.

Les acteurs de la négociation ont ainsi tout intérêt à se renseigner en amont sur la nature des modifications souhaitables, afin de pleinement profiter de cette nouveauté des ordonnances Macron.

Bon à savoir
Si l’accord majoritaire dans les entreprises de moins de 300 salariés ne statue pas sur le support de la BDES, le format numérique l’emportera par défaut !

Ce que la base de données économique et sociale doit contenir

La nouveauté que représente la négociation des modalités de la BDES n’altère pas le contenu obligatoire de la base, qui porte sur les thèmes suivants :

  • L’égalité professionnelle hommes-femmes dans l’entreprise (données chiffrées) ;
  • L’investissement social, matériel et immatériel ;
  • Les fonds propres ;
  • L’endettement ;
  • Les flux financiers à destination de l’entreprise ;
  • Les activités sociales et culturelles (ASC) ;
  • Tous les éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;
  • La rémunération des financeurs.

Si tous ces thèmes demeurent, le détail des informations à inscrire varie en fonction des effectifs de l’entreprise, selon qu’elle compte plus ou moins de 300 salariés.

Voici un comparatif qui permettra aux membres de toute entreprise de savoir quelles données renseigner dans la BDES, certaines se répétant parfois d’une catégorie à l’autre :

Catégorie « Investissement social »

Évolution des effectifs

  • À renseigner selon les types de contrats, selon l’âge, selon l’ancienneté et pour chaque mois des périodes retenues.

Évolution des emplois

  • Décrire cette évolution selon la catégorie professionnelle ;
  • Détailler les mesures engagées pour en favoriser le développement des emplois de travailleurs handicapés.

Formation

  • Relever le nombre de stagiaires âgés de plus de 16 ans ;
  • Lister les chiffres de la formation professionnelle (investissements, publics visés).

Conditions de travail

  • Inscrire les volumes des heures de travail, y compris celles remplies à temps partiel ;
  • Mentionner les aménagements éventuels du temps de travail.

Évolution des effectifs

  • À renseigner selon les types de contrats, selon l’âge, selon
    l’ancienneté (effectif au 31/12 et effectif permanent, nombre de
    salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée au
    31/12) 
  • et pour chaque mois des périodes retenues ;
  • Déterminer la répartition par sexe de l’effectif total au 31/12 ; répartition par âge de l’effectif total au 31/12 ; répartition
    de l’effectif total au 31/12 selon l’ancienneté ;
  • Relever l’effectif total au 31/12 sur le critère de nationalité (français/ étrangers) ;
  • Identifier l’effectif total au 31/12 selon une structure de
    qualification détaillée (stagiaires, intérimaires, salariés détachés).

Évolution des emplois

  • Embauches, promotions, mises au chômage, départs ;
  • Nombre de stagiaires de plus de 16 ans et situation de la formation professionnelle (investissements en formation, publics
    concernés) ;
  • Informations sur l’emploi des personnes en handicap ;
  • Tour d’horizon des conditions de travail (durée du travail, travail à temps partiel compris, aménagements éventuels) ;
  • Mesurer l’exposition aux risques (accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme) et les facteurs de pénibilité ;
  • Quantifier les dépenses en matière de sécurité.

Formation

  • Consigner les chiffres et les mesures en faveur de la formation (investissements, publics, congés formation et apprentissage).

Conditions de travail

  • Inscrire la durée de travail (temps partiel et aménagements éventuels) ;
  • Décrire l’organisation et le contenu du travail (travail alternant de nuit, travaux à la chaîne)
  • Lister les dépenses visant à améliorer des conditions de travail
    (médecine du travail), et à lutter contre les accidents du travail et
    les maladies professionnelles.

Catégorie « Investissement matériel et immatériel »

  • Détailler l’évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
  • Lister les dépenses de recherche et développement ;
  • Citer les mesures améliorant les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l’emploi.
  • Détailler l’évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
  • Lister les dépenses de recherche et développement ;
  • Décrire l’évolution de la productivité et le taux d’utilisation des capacités de production.

Catégorie « Rémunération des salariés et dirigeants »

  • Historique des rémunérations de salariés (frais de personnel, cotisations sociales, évolutions selon la catégorie et le sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian par sexe et par catégorie professionnelle) ;
  • Observation de l’épargne salariale (intéressement, participation) ;
  • Relevé du montant total des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu’à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au-delà de 200 salariés, pour les sociétés anonymes.
  • Historique des rémunérations de salariés (frais de personnel, cotisations sociales, évolutions selon la catégorie et le sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian par sexe et par catégorie professionnelle) ;
  • Observation de l’épargne salariale (intéressement, participation) ;
  • Relevé du montant total des rémunérations versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises jusqu’à 200 salariés, ou les 10 personnes les mieux rémunérées au-delà de 200 salariés, pour les sociétés anonymes.
  • Liste des rémunérations accessoires : primes selon le sexe et la catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire.

Catégorie « Activités sociales et culturelles »

  • Inscription du montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE ;
  • Mention d’une politique de mécénat éventuellement établie dans l’entreprise.
  • Inscription du montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE ;
  • Mention d’une politique de mécénat éventuellement établie dans l’entreprise ;
  • Composition des CSE.

Les autres rubriques ne font aucune distinction d’effectif ! Elles contiennent les mêmes informations, que votre entreprise décompte moins ou plus de 300 salariés.

Catégorie « Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes »

  • Examen de la situation des femmes et des hommes par catégorie professionnelle (embauche, formation, promotion, qualification, classification, conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, rémunération et conciliation de l’activité professionnelle et de la vie personnelle) ;
  • Étude des écarts de salaires et de l’avancement de carrière selon l’âge, la qualification et l’ancienneté ;
  • Analyse des taux de promotion des femmes et des hommes par métiers ;
  • Mesures engagées au cours de l’année précédente pour garantir l’égalité professionnelle ;
  • Liste des objectifs de progression pour l’année venant et autres indicateurs associés.

Catégorie « Rémunération des financeurs »

  • Récapitulatif des revenus versés aux actionnaires ;
  • Analyse de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital,
    dividendes reçus).

Catégorie « Flux financiers »

  • Les aides publiques ;
  • Les réductions d’impôts ;
  • Les réductions et exonérations de cotisations sociales ;
  • Les crédits d’impôts ;
  • Le mécénat
  • Et les résultats financiers (comme le chiffre d’affaires, par exemple).
Bon à savoir
Les catégories « partenariats » (appelée « sous-traitance » auparavant) et « transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe » peuvent être supprimées si un accord majoritaire le stipule.

 Pour résumer, il est aujourd’hui possible de tirer le meilleur parti de la base de données économiques et sociales afin d’en faire un outil profondément adapté aux besoins du CSE.

l’article a répondu à ces questions

  • Pourquoi les élus du CSE ont-ils besoin de la BDES ?
  • Les entreprises de moins de 50 salariés doivent-elles mettre en place une base de données économiques et sociales ?
  • Qui doit créer la BDEQ ?
  • Quelles informations contient la BDES ?
  • Sur quoi portent les négociations des modalités de la BDES ?

Une de vos interrogations demeure sans réponse ? Partagez-la en commentaire, et nous y répondrons avec plaisir.

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