Parmi les élus dotés d’un rôle clé au sein du comité social et économique, on retrouve le secrétaire aux côtés du président et du trésorier. Ensemble, ils composent le bureau du CSE, l’organe directeur du comité.

Des missions inhérentes à la fonction de secrétaire se combinent à celle du statut d’élu, le transformant ainsi en rouage essentiel du bon fonctionnement du CSE.

Qui peut devenir secrétaire du CSE ? Comment le désigner ? Quelles sont ses tâches ? Tour d’horizon de la fonction du secrétaire du CSE, de sa désignation à son champ d’action au quotidien.

La nomination du secrétaire du CSE

La procédure demeure inchangée depuis la nomination du secrétaire du CE. Les titulaires et le président votent à main levée ou par bulletins secrets pour établir leurs préférences. Cette désignation s’organise de préférence lors de la première réunion du CSE afin de permettre au comité d’être fonctionnel au plus tôt.

L’obtention d’une majorité absolue désigne le nouveau secrétaire. En cas d’égalité, le plus âgé l’emporte en vertu de la règle électorale mais cette condition peut être remplacée par une autre au moment de rédiger les accords de mise en place du CSE.

Bon à savoir
En cas de litige, c’est le Tribunal de Grande Instance (TGI) qui tranche.

Les candidats à la fonction de secrétaire n’épousent pas un profil particulier, dans la mesure où la loi n’impose aucun critère particulier, si ce n’est le statut de l’élu : il doit être titulaire. En effet, le rôle de secrétaire n’est pas ouvert à la suppléance.

Du côté des qualités recherchées, on privilégiera volontiers la rigueur, le sens de l’organisation et une propension à savoir gérer son temps car les missions du secrétaire sont variées. Une aisance dans l’expression orale et écrite, ainsi que dans la prise de notes rapide constituent un socle de compétences particulièrement appréciable.

Bon à savoir
Le secrétaire ne peut pas être le trésorier. Les deux fonctions sont nécessairement attribuées à deux élus différents (article L2315-23 du Code du travail).

Faut-il nommer un secrétaire adjoint ?

Cette nomination n’est pas obligatoire mais recommandée dans les grandes structures, afin d’aider le secrétaire à mener toutes ses missions. Les conditions de désignation (fonction ouverte aux suppléants ou non, votants, etc.) et ses attributions sont renseignées dans le règlement intérieur du CSE.

Si le secrétaire-adjoint désigné est un suppléant, celui-ci pourra assurer un remplacement du secrétaire aux réunions concernées, et ce même s’il n’a pas le droit d’y assister d’ordinaire. C’est d’ailleurs une raison qui motive certains CSE à ne pas ouvrir la fonction d’adjoint aux suppléants : ils peuvent manquer d’une vision globale sur tous les échanges tenus en réunion au moment d’assurer leur remplacement.

Toutefois, le secrétaire-adjoint n’est pas nécessairement limité au seulement remplacement du secrétaire indisponible : on peut le doter de missions qui lui sont propres. Certaines entreprises font par exemple du secrétaire-adjoint le secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Bon à savoir
On peut nommer plusieurs adjoints.

Quelles heures de délégation pour le secrétaire du CSE ?

Le protocole d’accord préélectoral doit faire mention d’un crédit d’heures de délégation supplémentaire à destination du secrétaire, si le souhait du CSE est de lui octroyer un temps dédié à la conduite de sa fonction. Ce n’est pas obligatoire mais fortement conseillé afin d’aider cet élu parfois très sollicité au quotidien.

L’adjoint peut également se voir attribuer un crédit d’heures de délégation, sous les mêmes conditions, même s’il est suppléant.

Établir l’ordre du jour avec le président du CSE

L’une des missions du secrétaire du CSE est d’établir l’ordre du jour de chaque réunion du CSE, conjointement avec le président du CSE (l’employeur). L’ordre du jour est une sorte de feuille de route, une liste ordonnées de sujets que les titulaires devront aborder lors de la réunion. Tout point non renseigné dans l’ordre du jour ne sera pas traité !

Le secrétaire et le président signent tous deux l’ordre du jour afin de le sceller définitivement. Le secrétaire a alors minimum 3 jours pour l’adresser aux élus. Tout délai inférieur empêchera le président de convoquer les élus car on considère qu’ils n’auront pas eu assez de temps pour préparer les sujets à discuter.

Au moment de développer l’ordre du jour, le secrétaire partage à l’employeur les attentes et les points que les autres élus aimeraient voir inscrire. Il s’affirme en porte-parole de l’instance, en intermédiaire de confiance, tout autant pendant les réunions qu’en dehors. Le secrétaire transmet également aux élus tout document nécessaire à leur mandat, provenant de l’employeur, de représentants syndicaux, de prestataires, etc.

Toutefois, il demeure un élu comme les autres, sans statut ni prérogatives particulières. Il ne prend aucune décision au nom du CSE et doit attendre l’aval de ses pairs sur un sujet avant d’initier toute démarche.

Des missions parfois plus variées

Dans les structures de grande taille, le secrétaire du CSE assure des tâches supplémentaires qui le consacre en chef d’orchestre du CSE.

  • Il gère et supervise les employés du comité ;
  • Il signe les contrats pour le CSE ;
  • Il assure les formalités administratives ;
  • Il tient à jour et gère les archives du comité.

Rédiger et promouvoir les procès-verbaux de réunion

Une fois l’ordre du jour scellé et communiqué aux élus dans un délai convenable, la réunion du CSE a lieu. Il revient alors au secrétaire de prendre en notes l’intégralité de la séance, sans rien omettre :

  • Les participants et absents sur tous les membres invités ;
  • La date, l’heure et le lieu ;
  • L’ordre du jour ;
  • Les questions échangées ;
  • Les arguments ;
  • Les délibérations ;
  • Le minutage des temps de parole ;
  • Les sessions de vote et les délibérations ;
  • Les conclusions.

La rédaction d’un PV de réunion ne revient pas à produire une synthèse ou un résumé. Le document doit refléter très fidèlement le déroulement et le contenu de la session, sans qu’aucune information ne soit tue ou édulcorée.

Bon à savoir
Il ne faut pas hésiter à retranscrire l’ambiance des échanges et l’ardeur du débat pour parachever cette photographie de réunion.

L’exhaustivité est d’autant plus attendue qu’un procès-verbal est la seule trace qui restera de la réunion tenue, classé dans les archives du comité. Ainsi, en cas de litige, les élus se réfèrent au contenu du PV.

Transfert du PV à l’employeur

S’il n’existe pas d’accord entre l’employeur et les syndicats, le secrétaire a 15 jours pour mettre en forme et envoyer le procès-verbal de réunion à l’employeur. Ce dernier pourra ainsi le consulter et faire des observations lors de la réunion suivante.

Certaines situations exceptionnelles peuvent réduire sensiblement ce délai :

  • 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique ;
  • 1 jour en cas de liquidation ou redressement judiciaire.

Quant à la publicité des PV de réunion, elle n’est pas obligatoire mais leur diffusion par voie d’affichage ou sur l’intranet de l’entreprise permet d’informer les salariés sur le travail mené par le CSE au quotidien : les positions qu’ils défendent et les actions qu’il tentent de mettre en place.

Déléguer la rédaction des PV de réunion

Si les élus manifestent leur accord lors d’un vote en réunion plénière, le secrétaire du CSE a la possibilité de recourir à un prestataire spécialisé afin d’être déchargé de la rédaction et de se consacrer à d’autres missions. Il lui revient alors simplement de vérifier la véracité et la qualité des PV fournis par le rédacteur professionnel.

Bon à savoir
Le prestataire est rémunéré grâce au budget de fonctionnement.

Le rédacteur pourra demander l’enregistrement des séances pour faciliter le travail de retranscription. L’autorisation accordée, le cas échéant, doit figurer dans le règlement intérieur, assortie de précisions :

  • Qui a accès aux enregistrements ?
  • Pour combien de temps ?
  • Quelle est la durée de conservation ?

Ces ajouts encadreront fermement cette pratique et instaureront un climat de confiance qui permettra aux élus de s’exprimer sans retenue, qu’elle soit volontaire ou non.

Considéré comme étant tout à la fois la mémoire, la voix et les oreilles du CSE, le secrétaire assume une variété de missions qui le rendent indispensable et précieux au quotidien.

L’article a répondu à ces questions

  • Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?
  • Comment est désigné le secrétaire ?
  • Qui peut devenir secrétaire ?
  • Quelles sont ses tâches ?
  • Peut-il en déléguer certaines ?

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