Parmi les élus dotés d’un rôle clé au sein du comité social et économique, on retrouve le secrétaire CSE, aux côtés du président et du trésorier. Ensemble, ils composent le bureau du CSE, l’organe directeur du comité.

Des missions inhérentes à la fonction de secrétaire se combinent à celle du statut d’élu CSE, le transformant ainsi en rouage essentiel du bon fonctionnement du CSE.

Qui peut devenir secrétaire CSE ? Comment le désigner ? Quelles sont ses tâches ? Tour d’horizon de la fonction du secrétaire du CSE, de sa désignation à son champ d’action au quotidien.

La nomination du secrétaire CSE

La procédure demeure inchangée depuis la nomination du secrétaire du CE. Les titulaires et le président votent à main levée ou par bulletins secrets pour établir leurs préférences. Cette désignation s’organise de préférence lors de la première réunion du CSE afin de permettre au comité d’être fonctionnel au plus tôt.

L’obtention d’une majorité absolue désigne le nouveau secrétaire CSE. En cas d’égalité, le plus âgé l’emporte en vertu de la règle électorale mais cette condition peut être remplacée par une autre au moment de rédiger les accords de mise en place du CSE.

Bon à savoir
En cas de litige, c’est le Tribunal de Grande Instance (TGI) qui tranche.

Les candidats à la fonction de secrétaire CSE n’épousent pas un profil particulier. Effectivement, la loi n’impose aucun critère particulier, si ce n’est le statut de l’élu CSE : il doit être titulaire. En effet, le rôle de secrétaire CSE n’est pas ouvert à la suppléance.

Du côté des qualités recherchées, on privilégiera volontiers la rigueur, le sens de l’organisation et une propension à savoir gérer son temps. Ces qualités sont utiles dans la mesure où les missions du secrétaire CSE sont variées. Une aisance dans l’expression orale et écrite, ainsi que dans la prise de notes rapide constituent aussi un socle de compétences particulièrement appréciable.

Bon à savoir
Le secrétaire du CSE ne peut pas être le trésorier. Les deux fonctions sont nécessairement attribuées à deux élus différents (article L2315-23 du Code du travail).

Faut-il nommer un secrétaire CSE adjoint ?

Cette nomination n’est pas obligatoire mais recommandée dans les grandes structures, afin d’aider le secrétaire CSE à mener toutes ses missions. Les conditions de désignation (fonction ouverte aux suppléants ou non, votants, etc.) et ses attributions sont renseignées dans le règlement intérieur du CSE.

Si le secrétaire-adjoint désigné est un suppléant, celui-ci pourra assurer un remplacement du secrétaire aux réunions CSE concernées. Ceci même s’il n’a pas le droit d’y assister d’ordinaire. C’est d’ailleurs une raison qui motive certains CSE à ne pas ouvrir la fonction d’adjoint aux suppléants. Ils peuvent manquer d’une vision globale sur tous les échanges tenus en réunion CSE au moment d’assurer leur remplacement.

Toutefois, le secrétaire-adjoint n’est pas nécessairement limité au seul remplacement du secrétaire CSE indisponible. On peut le doter de missions qui lui sont propres. Certaines entreprises font par exemple du secrétaire-adjoint le secrétaire de la commission santé, sécurité et conditions de travail.

Bon à savoir
On peut nommer plusieurs secrétaires adjoints.

Quelles heures de délégation pour le secrétaire CSE ?

Le protocole d’accord préélectoral doit faire mention d’un crédit d’heures de délégation supplémentaire à destination du secrétaire, si le souhait du CSE est de lui octroyer un temps dédié à la conduite de sa fonction. Ce n’est pas obligatoire mais fortement conseillé afin d’aider cet élu CSE, souvent très sollicité.

L’adjoint peut également se voir attribuer un crédit d’heures de délégation CSE, sous les mêmes conditions (même s’il est suppléant).

Établir l’ordre du jour avec le président du CSE

L’une des missions du secrétaire CSE est d’établir l’ordre du jour de chaque réunion du CSE, conjointement avec le président du CSE (l’employeur). L’ordre du jour est une sorte de feuille de route, une liste ordonnées de sujets que les titulaires devront aborder lors de la réunion. Tout point non renseigné dans l’ordre du jour ne sera pas traité !

Le secrétaire et le président signent tous deux l’ordre du jour afin de le sceller définitivement. Le secrétaire du CSE a alors minimum 3 jours pour l’adresser aux élus. Tout délai inférieur empêchera le président de convoquer les élus. En effet, on considère qu’ils n’auront pas eu assez de temps pour préparer les sujets à discuter.

Au moment de développer l’ordre du jour, le secrétaire CSE partage à l’employeur les attentes et les points que les autres élus aimeraient voir inscrire. Il s’affirme en porte-parole de l’instance, en intermédiaire de confiance, tout autant pendant les réunions CSE qu’en dehors. Le secrétaire transmet également aux élus tout document nécessaire à leur mandat. Ces documents proviennent de l’employeur, de représentants syndicaux, de prestataires, etc.

Toutefois, le secrétaire CSE demeure un élu comme les autres, sans statut ni prérogatives particulières. Il ne prend aucune décision au nom du CSE. Le secrétaire doit attendre l’aval de ses pairs sur un sujet avant d’initier toute démarche.

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Des missions parfois plus variées pour le secrétaire CSE

Dans les structures de grande taille, le secrétaire CSE assure des tâches supplémentaires qui le consacre en chef d’orchestre du comité.

Dans les grandes entreprises, le secrétaire CSE est chargé de : 

  • Gérer et superviser les employés du comité ;
  • Signer les contrats pour le CSE ;
  • Assurer les formalités administratives ;
  • Tenir à jour et gérer les archives du comité.

Rédiger et promouvoir les PV de réunions CSE

Une fois l’ordre du jour scellé et communiqué aux élus dans un délai convenable, la réunion du CSE a lieu. Il revient alors au secrétaire de prendre en notes l’intégralité de la séance. Le secrétaire CSE ne doit rien omettre :

  • Les participants et absents sur tous les membres invités ;
  • La date, l’heure et le lieu ;
  • L’ordre du jour ;
  • Les questions échangées ;
  • Les arguments ;
  • Les délibérations ;
  • Le minutage des temps de parole ;
  • Les sessions de vote et les délibérations ;
  • Les conclusions.

La rédaction d’un procès-verbal (PV) de réunion ne revient pas à produire une synthèse ou un résumé. Le document doit refléter très fidèlement le déroulement et le contenu de la session, sans qu’aucune information ne soit tue ou édulcorée.

Bon à savoir
Il ne faut pas hésiter à retranscrire l’ambiance des échanges et l’ardeur du débat pour parachever cette photographie de réunion.

L’exhaustivité est d’autant plus attendue qu’un procès-verbal est la seule trace qui restera de la réunion tenue, classé dans les archives du comité. Ainsi, en cas de litige, les élus CSE se réfèrent au contenu du PV.

Le secrétaire CSE transfert le PV à l’employeur

S’il n’existe pas d’accord entre l’employeur et les syndicats, le secrétaire CSE a 15 jours pour mettre en forme et envoyer le procès-verbal de réunion à l’employeur. Ce dernier pourra ainsi le consulter et faire des observations lors de la réunion suivante.

Certaines situations exceptionnelles peuvent réduire sensiblement ce délai :

  • 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique ;
  • 1 jour en cas de liquidation ou redressement judiciaire.

Quant à la publicité des PV de réunion, elle n’est pas obligatoire. Cependant, leur diffusion par voie d’affichage ou sur l’intranet de l’entreprise informe les salariés sur le travail mené par les élus CSE. Les salariés peuvent ainsi prendre connaissance des positions qu’ils défendent et des actions qu’ils tentent de mettre en place.

Déléguer la rédaction des PV de réunion CSE

Si les élus manifestent leur accord lors d’un vote en réunion plénière, le secrétaire CSE a la possibilité de recourir à un prestataire spécialisé. Il est alors déchargé de la rédaction et peut se consacrer à d’autres missions. Il revient alors simplement au secrétaire de vérifier la véracité et la qualité des PV fournis par le rédacteur professionnel.

Bon à savoir
Le prestataire est rémunéré grâce au budget de fonctionnement.

Le rédacteur pourra demander l’enregistrement des séances pour faciliter le travail de retranscription. L’autorisation accordée, le cas échéant, doit figurer dans le règlement intérieur du CSE. Les précisions suivantes doivent apparaître :

  • Qui a accès aux enregistrements de la réunion CSE ?
  • Pour combien de temps ?
  • Quelle est la durée de conservation ?

Ces ajouts encadreront fermement cette pratique. Ils instaureront un climat de confiance qui permettra aux élus CSE de s’exprimer sans retenue.

Considéré comme étant à la fois la mémoire, la voix et les oreilles du comité, le secrétaire CSE assume une large variété de missions. Ce panel de missions rendent le secrétaire du CSE indispensable au quotidien.

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L’article a répondu à ces questions

  • Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?
  • Comment est désigné le secrétaire ?
  • Qui peut devenir secrétaire ?
  • Quelles sont ses tâches ?
  • Peut-il en déléguer certaines ?

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